プライバシーポリシー

0. 事業者情報

事業者名：株式会社CivicAIde
所在地：神戸市中央区二宮町1-10-1
代表者：渡辺 淳
連絡先：info@civicaide.jp

1. 本ポリシーの適用範囲

本ポリシーは、本サービスの利用に関して当社が取得・利用・管理する情報に適用されます。 なお、当社ウェブサイトや本サービスからリンクされた外部サイト（外部サービスを含む）における情報の取扱いは、各提供者の定める方針に従います。

2. 取得する情報

当社は、本サービスの提供・運用にあたり、以下の情報を取得することがあります（取得の有無は利用状況により異なります）。

• アカウント情報：メールアドレス、表示名等（認証・本人確認・連絡のため）
• 物件・プロジェクト情報：物件名、住所（任意）、管理組合に関する属性、利用ルール、比較プロジェクトの設定情報等
• ユーザーが本サービスに入力・保存する情報（ユーザーコンテンツ）： 管理規約データ（条文・別表・注記・改定履歴等）、差分・新旧対照表、AI起案の結果、コメント等
• 原本整理業務（現に有効な管理規約の復元・整理）のためにご提供いただく資料： 総会議案書、総会議事録、別表・図面、使用細則その他の関連資料。 これらの資料には、理事長・議長・出席者・署名者等の氏名その他の個人情報が含まれる場合があります。 当社は、これらを現に有効な管理規約の復元および根拠の提示のために取得・利用します。
• 無料規約診断のためにご提供いただく規約データ： ご発注前の無料規約診断レポートの作成のため、メール等でご提供いただく現行の管理規約データ（Word・PDF・紙面のスキャン等）。 当社は、これらを診断、レポートの作成・提供および診断結果に基づくご提案の目的で取得・利用します。
• お問い合わせ情報：氏名、メールアドレス、会社名・事務所名・マンション名（任意）、業種（任意）、 管理組合数・管理戸数（任意）、相談内容等
• 利用ログ等：アクセス日時、閲覧・操作履歴、エラー情報、IPアドレス（インターネット上の接続元識別子）、 User-Agent（ブラウザや端末の種類を示す情報）、参照元（リファラ）等
• Cookie等：ログイン状態の維持、設定の保存等に利用される識別子（Cookieはブラウザに保存される小さなテキストデータです）
• AI利用に関するメタ情報：利用回数制限・監査・品質改善のための記録（例：利用者ID、物件識別子、利用モデル名、処理時間、トークン数（AI処理の計算量指標）、 成否、エラーメッセージ等）

なお、当社は、ユーザーの入力内容に個人情報が含まれる場合があることを前提に取り扱います。 ユーザーは、第三者の個人情報を入力・共有する場合、必要な同意その他の適法な権限を取得したうえで行ってください。

3. 利用目的

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

• 本サービスの提供・運営（認証、物件・規約データの管理、比較・出力機能の提供等）
• お問い合わせ対応、連絡、本人確認、サポート提供
• AI機能（起案・提案等）の提供および不正利用防止（利用制限・監査を含む）
• DOCX/PDF等の生成・変換、ダウンロード提供
• 利用状況の分析、品質改善、新機能開発、障害対応、セキュリティ確保
• 規約違反への対応、権利侵害対応、法令・ガイドラインに基づく対応
• 個人、ユーザー、管理組合、物件、建物所在地、管理会社その他特定の対象を識別し、または合理的に推測できないよう配慮した 集計情報、統計情報、ベンチマーク情報その他これらに類する情報（以下「統計情報等」といいます）の作成・活用
• 統計情報等を参考資料、レポート、ベンチマーク情報、関連サービス等として提供し、または当社の他サービスで活用すること
• 原本整理業務（現に有効な管理規約の復元・整理）の遂行、成果物および反映根拠の提示、ならびに正本の保持・出力
• 無料規約診断レポートの作成・提供、および診断結果に基づくご提案・ご連絡

なお、当社は、ユーザーコンテンツを、汎用的なAIモデルの訓練または微調整の目的には利用しません。 ただし、当社が当社内部において、抽出・判定・出力に用いるプロンプト、ルール、辞書および判定基準の改善、 不具合の再現・検証ならびに品質評価のためにユーザーコンテンツを利用することは、これに含まれません。 この目的での検証用データとしての保持期間は、当該プロジェクトの終了後2年以内とします。

また、当社が外部に提供または公表する統計情報等には、管理規約その他の文書の本文（条文テキスト）、物件名、管理組合名、 所在地および個人を特定し得る情報を含めません。 ユーザーは、後記「10. 開示・訂正・利用停止等の請求」の窓口を通じて、自己のデータを外部提供・公表用の統計情報等の 集計対象から除外するよう申し出ることができます。この場合、当社は、申し出を受領した後に作成する統計情報等から 当該データを除外します（既に提供・公表したものの遡及的な修正は行いません）。

4. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、ユーザーの同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人同意の取得が困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために必要がある場合で、本人同意の取得が困難な場合
• 国の機関等が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
• 事業承継（合併、会社分割、事業譲渡等）に伴って提供する場合

なお、当社は、本サービス提供に必要な範囲で、後記「5. 外部サービス（委託先）」に記載の外部事業者へ業務を委託し、 当該委託先に対して情報を提供することがあります（この場合は第三者提供ではなく「委託」に該当します）。

また、当社は、ユーザーコンテンツ自体を、ユーザーの事前の承諾なく、第三者に開示、提供または販売しません。 統計情報等は、個人情報に該当しない形で作成・利用・提供されるものであり、当社は、少数サンプルの除外、閾値設定、 セル抑制その他の合理的な匿名化・識別防止措置を講じたうえで、第三者向けの参考資料、レポート、ベンチマーク情報、 関連サービス等として有償または無償で提供することがあります。

5. 外部サービス（委託先）

当社は、本サービスの提供・運用のため、認証・データベース、AI処理、メール配信等の外部サービスを利用することがあります。 ユーザーは、各提供者の定めるプライバシーポリシー等に基づき情報が処理される場合があることに同意するものとします。

利用状況の分析のため、アクセス解析ツールを導入し、Cookie等を用いて計測する場合があります。

AI機能の利用時、入力データに個人情報・機微情報（健康情報等のセンシティブな情報）が含まれると、外部事業者へ送信される可能性があります。 送信が不要な情報は入力しない、またはマスキング（伏字化）するなどの対応を推奨します。

6. 海外への移転（海外委託を含む）

本サービスのデータベースおよび規約データの保存基盤は、日本国内（東京リージョン）のクラウド基盤で運用しています。 他方、当社が利用する外部サービス（AI処理、メール配信等）の提供拠点やサーバ所在地によっては、 処理の過程でユーザー情報が日本国外で取り扱われる場合があります。 当社は、委託先の選定および契約等を通じて、必要かつ適切な安全管理措置の確保に努めます。

7. Cookie等の利用

本サービスでは、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、設定の保存、利便性向上等のためにCookie等を利用します。 ユーザーは、ブラウザの設定によりCookieを無効にできますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できなくなる可能性があります。

8. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、アクセス制御、権限管理、通信の保護等、 必要かつ適切な安全管理措置を講じるよう努めます。 ただし、インターネット上の完全な安全を保証するものではありません。

9. 保存期間

当社は、利用目的の達成に必要な期間、ユーザー情報を保存します。 退会・削除の申請があった場合または不要となった場合、法令上必要な保存期間を除き、合理的な期間・方法で削除または匿名化するよう努めます。

なお、現に有効な管理規約として登録された正本およびその改正履歴は、根拠を後日たどれるようにするため、 月額ライセンス契約または保管に関する契約が存続する間、継続して保存します。 契約終了時は、ユーザーのお申し出により正本および改正履歴をWordまたはPDFの形式で出力してお渡ししたうえで、 合理的な期間経過後に削除します。 原本整理業務のためにご提供いただいた資料（総会議案書・総会議事録等）も、同一の期間、根拠資料として保存します。

無料規約診断のためにご提供いただいた規約データは、診断レポートの作成・提供およびその後のご相談への対応に必要な期間に限り保存し、 ご本人からの削除のお申し出があった場合は、法令上必要な保存期間を除き、遅滞なく削除します。

10. 開示・訂正・利用停止等の請求

ユーザーは、当社が保有する自己の個人情報について、法令に基づき、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供停止等を請求できます。 請求方法は以下のとおりです。

• メール窓口：info@civicaide.jp
• フォーム窓口：https://kiyaku-ai.com/lp#contact
• 本人確認のため、追加情報の提示をお願いする場合があります。
• 受付後、通常は5営業日以内を目安に回答します（内容により前後する場合があります）。
• 法令により開示できない場合や、過度に繰り返される請求等には、対応できないことがあります。
• 上記の窓口では、前記「3. 利用目的」に定める統計情報等の集計対象からの除外（オプトアウト）のお申し出も受け付けます。

11. 未成年者の利用

本サービスは主にマンション管理組合の実務担当者向けであり、未成年者の単独利用は想定していません。 未成年者が利用する場合は、保護者の同意を得たうえでご利用ください。

12. 本ポリシーの変更

当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。 重要な変更がある場合は、本サービス上での掲示その他当社が適切と判断する方法で通知します。 変更後の本ポリシーは、本サービス上に掲載した時点から効力を生じます。

13. お問い合わせ

本ポリシーに関するお問い合わせ、開示等の請求は、info@civicaide.jpまたはお問い合わせフォームよりご連絡ください。